有关高效时间管理

有效的时间管理可以让企业提高工作效率，减少管理成本，在规定时间内完成超额的任务。下面小编给大家分享有关高效时间管理内容，希望能够帮助大家!

有关高效时间管理

首先，也是时间管理最浅显和基础的内容：通过3张表，完成对时间的规划和管理，分别是项目进度表；日历表；日计划表

合理安排完时间还不够，还需要让这些时间能够得到产出。所以你需要改善行动方法，提高行动效率：面对复杂任务的预处理动作；敏捷工作法。

在复杂的工作环境中，管理好自己的时间还不够，有时候你还需要管理合作者的时间：首先你需要养成透明沟通的习惯，然后做好对上和对下的时间管理

学会以上这些之后，你离高手还差最后一步：心态。你要学会与忙碌相处，避免忙到没有时间做学习、改进、提高工作效率、做计划。

三张表管理好时间

让我们从最浅显的时间管理工具开始。课程里介绍了3张表，分别是：

① 项目进度表：

针对跨度时间长，内容多且复杂的项目，制作项目进度表。将复杂的项目拆分，为子项目设立具体的截止日期，并且如果项目需要别人的配合，一定要在这张表里责任到人。并且为了追踪项目进度，还可以用颜色来划分项目执行的情况，如红色代表落后进度等。

我个人觉得，这张表比较适合做完之后打印出来贴在办公桌上，以便实时查看。每隔一段时间，打印一张更新了进度的表格，重新贴上。

如果是多人协作的话，类似于Teambition和Tower这类的平台都是非常不错的！

② 日历表：

这个应该都不陌生，根据具体的事件和事件，将它们放入日历表中。手机的日历，outlook的calendar，或者其他日程软件都可以帮助完成这项工作。

Outlook中的Calendar功能

安排的时候有几个注意事项

1）重要的事情优先安排，如特定的纪念日、有明确截止日期的事情，长期投资能够带来巨大红利的事情（如阅读）

2） 给自己留出20%的缓冲时间，以便应对突发状况

我常使用的软件是时间积木，也是一款非常好用的日程管理软件。有这么几个特点：

1）可以同步iphone的日历。iphone的日历可以起到“过渡”的作用，帮助时间积木同步outlook的日历

2）除了日历系统外，还有带待办系统和记事系统。并且支持将记录的事项拖动到日历中，操作非常方便。没有完成的待办事项会自动延到下一天，直到完成为止，这是我非常喜欢的地方。

3）颜值非常高，可以对不同的事项设置不同的颜色。一眼看过去赏心悦目。

4）还有搜索的功能，帮助搜索曾经记下过的待办、日程、备忘。

③ 日计划表：

针对日历表的内容，更进一步细化，写出当日的安排。课程建议在每天的早上写计划，下班前针对这张表进行核对，把做完的划掉。

之前看到开智学堂的一篇文章，讲的是如何写日报。

日报的内容如下：

Todo : 你的目标

Done：已完成任务

如果想要容纳更多内容可以用更详细的版本：

Info: 存储海量信息

Todo：分配当日任务

Done: 记录完成任务

Flow：心流管理

Question： 推进事项中待解决的问题

Need：你需要谁的协助？

我在尝试了一个多月后，在这个方法的基础上，做了些调整，改成了我的每日计划表。工具使用的是幕布。

模板如下：

今天的安排：早上把今天需要做的事情写下（时间安排为当天工作时间的50%~80%）

突发任务：单独列出这部分的内容，是为了提高合理安排工作的能力，突发的任务有两种，一是上级突然布置的，二是因为之前的工作预判失误，导致重要不紧急的工作慢慢演变成了重要且紧急的任务。需要提高预判能力，尽量减少这部分的工作内容。

未完成的任务：结束一天工作后，将没完成的内容单独列出，为第二天的工作安排做准备。

高效的时间管理法则

（一）细微边界法则

细微边界法则是指时间上的细微差别可能导致最终结果上的巨大差异，即所谓“失之毫厘，差之千里”。

细微边界法则在生活中无处不在，如因一分之差错过了列车，可能要再花几个小时或更长时间等待下一列；抢救危重病人延误一分钟，可能会夺去病人的生命；而在比赛中慢了一秒钟，就可能与奖牌擦肩而过……细微边界法则在经济领域表现得更为突出，现代市场竞争已经由“大鱼吃小鱼”转变为“快鱼吃慢鱼”，企业间在对市场反应速度上的细微差距，可能导致利润率上的天壤之别。英特尔公司就是因为总能比竞争对手快一步推出性能更高的处理器，成功攫取了CPU市场80%的利润。而那些动作总比别人慢半拍的企业，均难以摆脱最终覆灭的命运。

细微边界法则告诉我们，决定一个人能否成功，有时不在于其是否比别人付出了更多的辛苦，而在于其是否比别人先行一步。先行一步天地宽，抢先一步，就会领略到别样的风景，就会占尽先机，而办事拖拉、没有时间观念，就可能因一步赶不上，而步步赶不上。为此我们必须增强时间观念，无论做什么事情，都要有时不我待的紧迫感，早谋划、早准备、早着手，这样才会在工作和生活中争取主动；凡事都要打好时间提前量，这样才会避免因一步之差而与成功失之交臂的遗憾。

（二）帕累托法则

帕累托法则又称80/20法则，是由英国经济学家和社会学家帕累托发现的，最初只限定于经济学领域，后来这一法则也被推广到社会生活的各个领域，且深为人们所认同。帕累托法则是指在任何大系统中，约80%的结果是由该系统中约20%的变量产生的。例如，在企业中，通常80%的利润来自于20%的项目或重要客户；经济学家认为，20%的人掌握着80%的财富；心理学家认为，20%的人身上集中了80%的智慧等。具体到时间管理领域是指大约20%的重要项目能带来整个工作成果的80%。并且在很多情况下，工作的头20%时间会带来所有效益的80%。

帕累托法则对我们的启示是：大智有所不虑，大巧有所不为。工作中应避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效，出色地完成无关紧要的工作是最浪费时间的。你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只花20%的时间，即可取得80%的成效。工作中我们要学会“不钓小鱼钓鲸鱼”，如果你抓了100条小鱼，你所拥有的不过是满满一桶鱼，但如果你抓住了一条鲸鱼，你就不枉此行了。

（三）黄金三小时法则

黄金三小时法则认为，早晨5～8点是人一天中效率头等的三小时。一天之计在于晨，早晨头脑最清醒、精力最充沛、思维最活跃、环境最安宁、注意力最集中、心情最愉悦，而且由于刚刚醒来，收集睡眠中的潜意识也最全，在这一时段工作一小时相当于其他时段工作三个小时。当你早早起床开始工作时，你甚至能在正常的工作时间来临前完成一天的工作，这样即将开始的一天就是你多赚出来的。

黄金三小时法则告诉我们，应该利用一天中效率头等的时段去完成一天中最重要的工作，以达到事半功倍的。当然，由于生物钟的不同，黄金三小时的具体时段可能因人而异，但这并不影响此法则作用的发挥。我们应该在生活中多体会，以便找出自己的黄金三小时并利用好它，达到一天等于两天的。

黄金三小时法则还可以进一步扩展，我们可以把每星期的首要天作为黄金时段，处理完一星期最重要的工作，把每个月的首要星期作为黄金时段，处理完一个月最重要的工作。如果你做到了这一点，你就了时间争夺战中的每一个制高点，并获得了一支强大的时间预备队，无论将其使用到哪一个方向，都会在那里取得压倒性的优势。

（四）帕金森法则

帕金森法则认为，工作在最终期限到来前是不可能被完成的。这一法则实际上是依赖人与生俱来的惰性和对最后期限的潜意识发挥作用。人们会下意识地根据完成时限的远近把工作分为三六九等，完成时限越近，人们对某项工作的关注度越高、投入的精力越大。迫近最后期限的工作，会促使人们挖掘自身的潜能，调动一切资源确定任务按期完成；而那些完成时限较远或可以被无限期推迟的工作往往被束之高阁。

帕金森法则对我们的启示是，为避免拖拉、克服惰性，应该为工作设置尽可能短的完成时限，通过时间的压力保持工作的动力，使每一项工作都能在首要时间完成，以便争取主动；对于那些对未来起重要作用的长远目标和长远规划，则应进行合理分解，细化为在每一阶段可完成的小目标，并设定严格的时限，以避免这些重要而不紧急的任务在日常工作中被忽视，出现平时不烧香、临时抱佛脚的被动局面。

（五）学习曲线法则

学习曲线法则是指在一个合理的时间段内，连续进行有固定模式的重复工作，工作效率会按照一定的比率递增，从而使单位任务量耗时呈现一条向下的曲线。学习曲线效应是在以下两种因素的共同作用下产生的：一是熟能生巧，连续进行有固定套路的工作，操作会越来越熟练，完成单位任务量的工作时间会越来越短；二是规模效应，生产10件产品与100件产品所需要的生产准备时间、各生产环节间的转换时间是一样的，因此一次生产的产品越多，分摊到每件产品上的准备时间和转换时间越少，单位生产效率越高。

学习曲线法则告诉我们，应尽量集中处理性质相同的事务性工作，如一次性处理具有相同性质的所有文件，一次性打完所有的沟通电话，一次购齐所需的生活用品，一次性做完所有家务等。这样既有利于提高工作的熟练程度，又能通过批量作业减少准备工作和中间环节占用的时间，从而达到节约时间、提高效率的目的。

（六）反效法则

反效法则是报酬递减法则的进一步发展和极端化，是指当超负荷工作过长的时间后，由于注意力不集中、头脑不清醒导致失误发生，造成难以弥补的损失或工作的延误，出现得不偿失的结果。反效法则最典型的例子是疲劳驾驶导致车祸的发生，最普遍的例子是在电脑前工作时间过长后发生的误操作，导致重要文件被删除或重要数据丢失。

反效法则告诫我们，必须掌控好工作与生活的节奏，做到有张有弛，高负荷工作一段时间以后，必须强迫自己休息一段时间。为避免反效法则的发生，应该养成一些良好的工作习惯，如及时备份电脑中重要的数据与文件，设置应急处理系统等。但避免反效法则发生的超卓办法还是做好时间计划，对于有时间压力的任务、重要的任务，要未雨绸缪，早做打算、提前入手，争取主动，这样才会避免因赶工造成长时间、超负荷工作的情况发生，从而避免负面效用的出现。

（七）聚光法则

只有把阳光聚集到一点，才能产生足够的热量把火炬点燃。同样，聚光法则认为，只有把有限的时间聚焦到重要的目标上，才能确定事业上的成功。目标过于分散等于没有目标，把有限的时间分散到众多的目标上，就像把有限的资金在众多的项目上撒胡椒面，最终只能导致每一个项目都虎头蛇尾、半途而废。如果把宝贵的时间投资都用来建设烂尾楼和半截子工程，最终将使你的时间账户彻底破产，导致你一事无成。

3聚光法则对我们的启示是：专注与执着是成功的关键。我们在工作中应该养成聚精会神的习惯，避免过多目标的诱惑，一次应只瞄准一个目标。一旦开始某项工作，就应坚持不懈地做下去，直接获得令人满意的结果，不干则已，干则一次把事情做到超卓，否则返工将会使你所花费的时间成倍增长。行百里者半九十时，能否完成最后10%的工作，是决定一件事情最终成功还是失败的关键。许多人之所以没有成功，就是因为在完成90%的工作后以为大功告成而转移了视线，最终导致工作的半途而废，也使宝贵的时间被白白浪费。

高效时间管理的8大法则

一、目标设定

时间管理是管理自己的行为，那么，要让自己的行为都有效率和，前提是要设定行为的目标是什么。

我要在今年考上某某高校的研究生，我明天要说服客户和我签订某份合同，我要下个月要去____行走……这些都是目标。

目标设计及管理

目标的分类，根据每个人的不同进行不同的分类，比如我个人有家庭目标、事业目标、财富目标、健康目标等。

二、分解目标

年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度要做哪一些事情；

季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一遍，碰到有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来；

分解目标

每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来。

三、优先级做计划，要事首要

用你80%的时间来做20%最重要的事情，因此你一定要了解，对你来说，哪些事情是最重要的。

要事首要

四、精力专注

由于要处理的事情太多，很多人习惯或者被迫同时处理几件事，这是个可怕的时间黑洞。

我们的大脑有个切换时间成本，就是你在处理一件需要脑力思考的事情的时候，如果停下来去处理另一件事，再返回来的时候，你需要重新找你刚才的思路。

专注一件事

因此，精力专注，避免打扰，一次把一件事做完。

五、适当授权

列出你目前生活中所有觉得可以授权的事情，把它们写下来，然后开始找人授权，找适当的人来授权，这样效率会比较好。

让合适的人，做对的事

我们要学会适当授权，用你的时间或者金钱，交换别人的时间，实现双赢。

六、做你本职和喜欢做的事

你要学会拒绝，拒绝那些不是你本质工作，不是你专长的事。

时间管理的不在管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。

七、拒绝拖延

绝大部分的人都存在拖延症，我们会赖床、小时害怕拔牙、考试临时抱佛脚、______逾期……这些都是拖延症。

拖延症是时间管理的头号大敌，如果你有拖延症，在我下一篇将提到的时间管理方法中的时间规划中，即使规划的再好，你有拖延症，没有良好的执行力，你的任务时间管理的努力都将付之东流。

八、学习成功经验

时间大于金钱，用你的金钱去换取别人的成功经验，一定要跟优级人士学习；千万要仔细选择，你所接触的对象，因为这会节省你很多时间，假设与一个成功者在一起，他花了四十年时间成功，你跟十个这样的人一起，你是不是就浓缩了四百年的经验?