时间管理基本知识

时间管理的基本知识

每个人一天都只有24小时，有的人24小时过去了没有做成任何事，而有的人24小时却收获颇丰?这就跟时间管理密切相关了,我们可以学习他们的方法。时间管理是指通过事先规划和运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用，从而实现个人或组织的既定目标的过程。

时间管理的方法

时间管理的方法有很多，这里我们来分享集各种方法之大成的5个。

新概念GTD

GTD，Getting Things Done的缩写。来自于David Allen的一本销量不错书《Getting Things Done》，中国的中文翻译本《尽管去做：无压工作的艺术》由中信出版社出版。

GTD的基本方法：GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。

1、 收集：就是将你能够想到的所有的未尽事宜(GTD中称为stuff)统统罗列出来，放入inbox中，这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子，也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作。

2、 整理：将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成它，如果不行对下一步行动进行组织。

3、 组织：个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤，组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单，等待清单和未来/某天清单。下一步清单是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。GTD对下一步清单的处理与一般的to-dolist最大的不同在于，它作了进一步的细化，比如按照地点(电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市)分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作。等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作。未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子邮件等等。

4、 回顾：回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，可以GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。

5、 行动：根据时间的多少，精力情况以及重要性来选择清单上的事项来行动。

实现GTD的五类工具：

在线：资源很多，可以直接查找 如 RTM(remember the milk)

计算机：outlook MLO lifebanlance

PDA：MLO(wm版) lifebalance(Palm)

纸+笔：GTD笔记本

计算机+PDA：文夹GTD工具

时间管理的十一条金律

主要内容

1、要和自己的价值观相吻合

自己一定要确立个人的价值观，假如价值观不明确，你就很难知道什么对自己最重要，当你价值观不明确，时间分配一定不好。时间管理的不在于管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对自己来说最重要的事。

2、设立明确的目标

成功等于目标，时间管理的目的是让自己在最短时间内实现更多你想要实现的目标;你必须把4到10个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。

3、改变自己的想法

美国心理学之父威廉·詹姆士对时间行为学的研究发现这样两种对待时间的态度：“这件工作必须完成，它实在讨厌，所以我能拖便尽量拖”和“这不是件令人愉快的工作，但它必须完成，所以我得马上动手，好让自己能早些摆脱它”。当你有了动机，迅速踏出首要步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整个习惯，强迫自己现在就去做你所拖延的某件事。然后，从明早开始，每天都从你的time list中选出最不想做的事情先做。

4、遵循20比80定律

生活中肯定会有一些突发和迫不及待要解决的问题，如果你发现自己天天都在处理这些事情，那表示你的时间管理并不理想。成功者花最多时间在做最重要的事，而不是最紧急的事情上，然而一般人都是做紧急但不重要的事。

5、安排“不被干扰”时间

每天至少要有半小时到一小时的“不被干扰”时间。假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，把自己关在自己的空间里面思考或者工作，这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时侯这一小时比你3天工作的效率还要好。

6、严格规定完成期限

帕金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的《帕金森法则》(Parkinsons Law)中，写下这段话:“你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间。”如果你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。

7、做好时间日志

你花了多少时间在做哪些事情，把它详细地记录下来，早上出门(包括洗漱、换衣、早餐等)花了多少时间，搭车花了多少时间，出去拜访 客户花了多少时间……把每天花的时间一一记录下来，你会清晰地发现浪费了哪些时间。这和记账是一个道理。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。

8、理解时间大于金钱

用你的金钱去换取别人的成功经验 ，一定要抓住一切机会向优级人士学习。仔细选择你接触的对象，因为这会节省你很多时间。假设与一个成功者在一起，他花了40年时间成功，你跟10个这样的人交往，你不是就浓缩了400年的经验?

9、学会列清单

把自己要做的每一件事情都写下来，这样做首先能让你随时都明确自己手头上的任务。不要轻信自己可以用脑子把每件事情都记住，而当你看到自己长长的list时，也会产生紧迫感。

10、同一类的事情超卓一次把它做完

假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业;假如你是在思考，用一段时间只作思考;打电话的话，超卓把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。

11、每1分钟每1秒做最有效率的事情

你必须思考一下要做好一份工作，到底哪几件事情是对你最有效率的，列下来，分配时间把它做好。

时间管理的技巧

1、开始。没错，就是这个单词。我们要做的首要件事情就是开始。Balancing Life Issues公司的CEO Wendy Kaufman说到(该公司位于纽约州的Ossining)。如果你要写点什么文章 ，那么请先安心坐下，然后至少写出首要个段落。只要这个事项能够顺利的启动，那后面的事情都是水到渠成的。

2、设定明确的目标。要建立一份工作事项清单，超卓是结合日程计划，而且要弄清楚每一天究竟有哪些事情是必须做的。

3、对工作的情况作详细记录。“这有助于分析你的时间使用情况，从工作日志中你可以看出哪项工作占用了更多的时间，哪项工作消耗时间最少，你是否达成了工作目标，以及怎样做才能让效率更高。“Pam O`shea建议说 (Pam是Performance Insights公司总裁，同时也是美国管理协会时间管理论坛的成员)。

4、批量处理电子邮件和来电。你是否像大多数人一样，每天都在随机处理来电和电子邮件信息呢?如果你总想在首要时间处理这些事务，那么你的工作时间将变得支离破碎，很难高效率的做好事情。O`shea给我们的建议是：“要把电子邮件和来电的检查和回复工作集中在某个时间段一并处理。”为了管理好这些沟通事务，“请用好为你提供的电话工具和电子邮件系统。”

5、化繁为简。“将复杂的工作划分成小的简单的单元进行处理。”Tytel博士解释说，“不能因为事情的复杂而拖沓，因为复杂的工作不可能一下就搞定。”

Kaufman用打扫房间的事件做了一个比喻。你也许没有足够的时间打扫整个房间，但是你可以根据自己的可用时间有选择的做一部分清扫。她说：“如果你有20分钟，你可以清理一个抽屉或一个柜子。如果有40分钟，你可以整理衣橱或壁橱。如果有一小时，也许你可以收拾整个房间了。”

6、把工作按照优先程度进行排序。Tytel博士说：“我们要理解紧迫程度和重要性之间的差异。”你也许应该将一天内必须做的事情、应该做的事情、以及想要做的事情统统列出来，然后按照紧迫性和重要性进行排序。

7、留出一部分时间什么都不要做。如果你习惯于将一天的日程排得满满的，那么在做事情之前你可能没有时间思考和准备，而这个过程可能是非常有价值的，Kaufman这样建议道。如果你从始至终都是严格的按照日程时间表做每件工作，那么给自己留20分钟时间放松、反思 、提前做个准备计划也许是很有用的。Tytel博士补充道：“处理工作或者做项目要有时间规划，而且要严格遵循这些规划。”

8、工作不要超负荷。“现在的人都是疲劳过度，尤其是美国人。” Kaufman说道。Tytel同意Kaufman的观点，她建议，如果你感到自己的状态下降到正常水平的一半，那么你应该先好好休息。她说：“安排好放松和恢复的时间，如果我们连自己都照顾不好，那我们可能也没有能力做好其他的任何事情。”

9、知道什么时候应该说“不”。Tytel博士说，许多人害怕让他们的主管知道自己有多忙，但很重要的是如果你忙不过来，你要为自己辩解。

10、知道什么时候你需要“时间管理”方面的帮助以及在哪里能获得这些帮助。“我们在图书馆和书店里能找到相关的书籍。“O`Shea指出。读其中的任何一本，书能帮助你总结 评价自己的时间管理能力，进而发现哪些方面有提高的空间。Kaufman说，如果你发现自己有时间管理问题，并且不擅长与此，通常情况下，说明你是一个右脑相对发达的人，那么你得承认你没有管理时间计划的天赋技能，对你来说外部的帮助可能是必要的。你可以考虑学习相关课程或者通过参加其他一些技能提高培训，把时间管理当作一个技能去学习，并且时不时的重温这些信息。